LGPD (Lei geral de proteção de Dados) - Adequação FórmulaCerta

Introdução

Adequação do sistema FórmulaCerta à legislação da Lei geral de Proteção de Dados (LGPD) Lei 13.709/2018.

Com o intuito de facilitar a implementação da LGPD nas farmácias pelos nossos clientes, aprimoramos o sistema FórmulaCerta para auxiliar as farmácias na adequação da legislação.

A Fagron Tech possui responsabilidade solidária para com os nossos clientes na implementação e adequação do sistema FórmulaCerta. No entanto, cada farmácia possui a responsabilidade jurídica quanto ao processamento e armazenamento dos dados inseridos no sistema, assim como quaisquer outros dados armazenados e gerenciados por vias não digitais.

FórmulaCerta

Aditamento de Contrato

Visando a transparência com os clientes da Fagron Tech, foi desenvolvida a rotina Manutenção de Contrato LGPD, reforçando a responsabilidade de todos os usuários do sistema FórmulaCerta quanto à Lei, orientando-os da melhor forma no tratamento dos dados dos clientes da farmácia e trazendo maior segurança para os estabelecimentos em pleno acordo com os novos termos.

Abaixo estão os dados que serão coletados dos clientes (Farmácias) da Fagron Tech:

• Código do Cliente
• Usuário que está logado
• Data/hora do consentimento.

Os dados serão armazenados em banco de dados local na Farmácia e nas bases de dados da Fagron Tech.

 

Clientes

Consentimento

De acordo com a legislação todos os clientes possuem o direito de saber qual a finalidade do compartilhamento dos no cadastro, o grau de segurança com a informação e por quanto tempo os dados serão armazenados, conforme artigo 7 da lei nº 13.709/2018.

Com o intuito de atender a legislação implementamos no sistema FórmulaCerta uma rotina de consentimento no cadastro de novos clientes e na manutenção de clientes antigos onde será apresentada a seguinte mensagem:

Após a apresentação da mensagem teremos os seguintes cenários:

1º) Cliente autoriza e aceita receber informações da farmácia por alguns do meios de contato apresentados. 

2º) Cliente autoriza mas não aceita receber informações da farmácia pelos meios de comunicação apresentados, neste caso todas as opções deverão ser desmarcadas pelo usuário.

3º) Pedir depois, neste caso a mensagem será apresentada novamente quando houver novo acesso ao cadastro do cliente.

Quando o cliente der o aceite para o LGPD o sistema FórmulaCerta apresentará no cadastro do cliente a seguinte informação: "Cliente aceitou receber informações da farmácia".

Anonimização

O cliente da farmácia poderá solicitar a anonimização de seu cadastro a qualquer momento, para essa solicitação desenvolvemos a opção de anonimização diretamente no perfil do cliente em Arquivos | Clientes.

Em Arquivos | Clientes, consulte o cadastro do cliente que deseja a sua anonimização, confirme se o cliente é realmente quem diz ser e clique na opção “Anonimizar”. será apresentada confirmação da anonimização e a possibilidade do envio por e-mail da confirmação da anonimização.

Contudo a anonimização no sistema Fórmula Certa se dará de forma a não ser possível localizar os dados do cliente em seu cadastro para outras finalidades além da Base Legal relacionada às obrigações fiscais e sanitárias. Estes no caso com prazo máximo de 6 anos de armazenamento. Após as obrigações fiscais e sanitárias serem cumpridas a anonimização total será feita de forma automática através do serviço de higienização da base de dados.

Após a confirmação da anonimização será apresentado mensagem para o usuário reforçando que os dados serão mantidos apenas para as obrigações fiscais e sanitárias:.

Relatório

O cliente da farmácia poderá solicitar a qualquer momento um relatório com todos os dados armazenados pelo estabelecimento e o estabelecimento possui o prazo de 15 dias para o fornecimento dos dados.

Com o intuito de facilitar a disposição desses dados, criamos no perfil do cliente a opção Relatório LGPD, onde unificamos todos os dados disponíveis do cliente no sistema FórmulaCerta.

Em Arquivos | Cliente, consulte o cliente que solicitou o relatório, confirme se o cliente é realmente quem diz ser e clique na opção “Relatório LGPD”. Será solicitado o e-mail do cliente para o envio do documento.

Documento será fornecido apenas via digital e por e-mail com arquivo chaveado por senha. A senha será os 3 primeiros dígitos do CPF do cliente, caso o cliente não tenha CPF no sistema FórmulaCerta a senha será padrão em “999”.

segue o modelo do relatório que será enviado ao cliente por e-mail:

 

Perfil de Acesso

Foi criado no sistema FórmulaCerta o perfil Anonimização LGPD com o objetivo de habilitar a opção de anonimização no cadastro do cliente somente se este perfil estiver ativo.

Ficará a critério da farmácia definir quais usuários terão acesso ativo para efetuar a anonimização. 

Log de Anonimização

Em Arquivos | Usuários foi criado a consulta do log de anonimização. Neste log será possível consultar os cliente que foram anonimizados por usuário.

Ao efetuar a consulta do log será apresentado as seguintes informações: Cliente anonimizado, data, hora e usuário que realizou a anonimização.

Totalizador

Foi criado em Arquivos | Usuários a opção Dados LGPD, esta opção tem o objetivo de demonstrar a quantidade de clientes que aceitaram o LGPD, bem como a quantidade de clientes que solicitaram a anonimização.

Manutenção

Serviço de higienização da base de dados

A rotina de backup e restauração do banco de dados do sistema FórmulaCerta terá um novo método de higienização dos dados ocultados de tempos em tempos, evitando assim históricos sem necessidade de informações que o estabelecimento não tem base legal para o armazenamento.