Como lançar o Estoque Inicial de Produtos Controlados

A seguir mostraremos como fazer para informar o saldo inicial dos produtos controlados no sistema. Essa rotina pode ser necessária em alguns casos, são eles: 

• Clientes que já têm autorização e faziam o livro manualmente e desejam começar a usar o sistema na impressão;
• Clientes que nunca fizeram o livro - manual ou eletrônico - que acabaram de conseguir a autorização e desejam informar o saldo inicial.  

Nas farmácias que estão iniciando a impressão dos livros pelo sistema, veja como proceder: 

1. Atualize todos os estoques (Entradas e Saídas);
2. Finalize todos os meses;
3. Tire todos do sistema e faça um backup antes de iniciar este processo, conforme descrito em Requisitos no início deste manual. 

Importante!

De preferência, faça este processo fora do horário de expediente e no processo de backup, além de fazê-lo pelo sistema, faça uma cópia física do banco de dados para uma pasta de backup. Para este procedimento, entre em contato com o Suporte Técnico através da Central de Atendimento (11)2152-8100 pedindo orientações na execução da cópia física do sistema. NUNCA FAÇA UMA CÓPIA FÍSICA DO SISTEMA COM O GERENCIADOR DO BANCO DE DADOS ATIVO, ISTO PODE CAUSAR A PERDA PARCIAL/TOTAL DAS INFORMAÇÕES DO SISTEMA. 

1. Com o estoque inicial do mês que deseja lançar no sistema em mãos, acesse Fechamento | Livro de Psicotrópicos;
2. Informe todos os dados do livro que serão acertados, filial de estoque, data, etc. Conforme mostra a imagem:

Para este exemplo, considere que estamos acertando o estoque inicial de Janeiro/2017 para iniciar o uso dos controlados no sistema.  

1. Após informar a filial de estoque, o período e o tipo (Substância ou Medicamento), clique no botão Reprocessamento;
2. Será apresentada mensagem de alerta, opte por Sim. Será apresentada a janela Reprocessamento.

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Conheça as seções da tela de Reprocessamento:

• Movimento – Informe o primeiro dia do mês que deseja lançar os estoques iniciais;
• Número de Registro – Em nosso exemplo selecione a opção Renumera, porque além de lançarmos os estoques iniciais, informaremos também que o livro de receituários (livro geral de receitas) será impresso também pelo FórmulaCerta. Caso o controle já esteja sendo efetuado, selecione a opção Mantém Original;
• Número de registro inicial – Informe o número de registro que deseja que o sistema considere como inicial ou se desejar, por exemplo, 1 ou informe o último número de registro mais 1 do seu livro manual;
• Opções – Em nosso exemplo selecione a opção Correção.

Importante!

• Só selecione a opção Implantação quando você deixar de controlar os estoques de produtos controlados de forma manual e a partir deste momento utilizará o FórmulaCerta para isto. Além disso, para quem já trabalha com produtos controlados no sistema (seja somente medicamentos ou matéria-prima) nunca deve selecionar a opção Implantação, neste caso deve selecionar sempre Correção, mesmo que esteja implantando um dos dois tipos de produtos.
• Para maiores detalhes sobre o que cada opção faz (Implantação ou Correção) leia o texto que aparece na seção Processos que serão realizados ao selecionar qualquer uma das opções.
• A utilização da opção Renumera também só deve ser efetuada quando você está implantando o livro de controlados no FórmulaCerta, caso este controle já esteja sendo efetuado e você optar por renumerar, perderá toda a rastreabilidade dos números de registros das receitas. Portanto, muito cuidado antes de iniciar este processo e, em caso de dúvidas na utilização dessas opções, não hesite em contatar a Equipe de Suporte.
• O sistema reprocessa tanto os produtos controlados como os não controlados. Nos produtos controlados você pode pedir para entrar todos da lista ou somente os antimicrobianos. Nos produtos não controlados você precisará informar o grupo Matéria-Prima, Revenda, Drogaria, Embalagem e outros, além do Setor. 

1. Clique no botão Reprocessar e confirme a operação. 
2. O sistema informará que o processamento levará alguns minutos e que é aconselhável executá-lo fora do horário de expediente. Opte por Sim.
3. Será apresentada a janela Lançando Estoques Iniciais. Clique no botão Iniciar e o sistema mostrará os produtos controlados. 

Atenção! 

• ​Você precisará digitar os estoques finais de Dezembro/2008, entregues a Visa Local ou Anvisa. E, estes estoques finais, deverão ser digitados para que o sistema entenda que este é o estoque inicial e que as informações fiquem consistentes com o último relatório entregue. 
• Neste momento, serão apresentados todos os produtos, sejam diluídos ou não. No caso dos produtos diluídos internamente, o sistema irá calcular uma quantidade de estoque para o mesmo baseado nas produções de fórmulas efetuadas no período. Este estoque calculado pelo sistema para o produto diluído não deve ser alterado em hipótese alguma.   

Toda alteração de quantidade deve ser feita no produto puro (no nosso exemplo é o produto 62571-CLONAZEPAM MP). Exemplo:

Você dilui à 1:10 o produto 62571-CLONAZEPAM MP. O estoque final do 62571-CLONAZEPAM MP entregue nos livros/mapas de Dezembro/2008 foi 10g, imagine que no momento do reprocessamento o sistema informou como estoque inicial 15,75g para o produto 34832-CLONAZEPAM DIL 1:10 (este produto foi criado para controlar as diluições internas). Neste caso você deve fazer conforme a imagem abaixo:

Veja que o sistema calculou 15,75g de Estoque Inicial Total para o produto 34832-CLONAZEPAM DIL 1:10, sendo que nestes 15,75g existem somente 1,575g do produto 62571-CLONAZEPAM MP. Portanto, se o estoque inicial do produto 62571-CLONAZEPAM MP são 10g, então se deve lançar só a diferença no produto puro, no caso 8,425g. Não altere a quantidade calculada no produto diluído e informe a quantidade faltante no produto puro, ou seja, 10g – 1,575g = 8,425g. 

Depois de lançar todas as quantidades, clique no botão Confirmar e, em seguida, confirme o reprocessamento. Neste momento o sistema fará uma verificação de saldos de todos os produtos. Ou seja, partindo do saldo inicial lançado por você, ele somará com todas as entradas de notas-fiscais do mês de outubro, subtrairá com todas as saídas (receitas, vendas no caixa transferências ou perdas) e, em seguida, apresentará produtos que estiverem com inconsistência de dados e você deverá acertá-los.

Para que todos os insumos sejam listados desmarque a opção Apenas produtos com diferenças no estoque. Todos os produtos que estiverem consistentes estarão na cor verde e os inconsistentes estarão apenas listados:

Olhe o exemplo do CLONAZEPAM MP. Para ficar mais fácil veja o detalhamento:

Partindo do saldo inicial informado para o mês de Dezembro de 2008 o sistema chegou ao ESTOQUE FINAL (estoque inicial + entradas do período – saídas do período) de 1007,675g, mas somando as quantidades dos lotes existentes foi encontrado somente 999,25g de estoque existentes. Portanto, você deve agora verificar quais os lotes estão no sistema e informar a quantidade existente em cada lote do produto até que a Somatória dos Lotes seja igual ao Estoque Final calculado, para isto, informe as quantidades dos lotes conforme abaixo:

Veja que neste exemplo há vários lotes, porém só um deles tem estoque, no seu caso, deve ser informada a quantidade existente em todos os lotes do produto e, em seguida, clicar no botão Confirma Alteração. Assim que finalizar o acerto das quantidades de cada lote do produto, o sistema irá liberar o acerto nos lotes do próximo produto.

Veja que o produto CLONAZEPAM MP ficou na cor verde (porque a quantidade informada nos lotes é igual ao estoque final) e, por isso, o sistema deixa você prosseguir para o próximo produto. Mas, imagine que a quantidade é 1000g para um lote e as outras 7,675g é de um lote que não existe. Neste caso:

1. Clique no botão Incluir e informe os dados que estão na etiqueta de estoque;
2. Preencha todas as informações, inclusive a quantidade e depois clique em OK. 

• Você poderá também alterar dados dos lotes cadastrados ou editar as quantidades, a fim de garantir que todos os lotes levantados no inventário estão lançados corretamente no FórmulaCerta. 
• Quando tiver efetuado todas as correções e todos os produtos estiverem destacados pela cor verde, clique no botão Concluir Processo. 
• O sistema voltará para a janela Reprocessamento e você poderá acompanhar a evolução do processo até o seu término.

Importante! 

• Para evitar falhas no processo, não será permitido alterar a data final no reprocessamento, somente a data inicial. Dessa forma, o sistema acertará os estoques do período inicial até à data corrente e, quando houver receitas com data superior à data do micro, será emitido o seguinte alerta: "O reprocessamento não pode ser efetuado com data retroativa. Foram inseridas "XXX" fórmulas com data posterior a xx/xx/xx. Processo cancelado". Acerte a data do micro para a data corrente antes de dar prosseguimento.
• Ao fazer a inclusão de receitas, com componentes controlados ou não, o sistema gera (além do número de requisição) o número de registro. Ele é sequencial e é usado para fazer a impressão e controle de livros de receituário geral, psicotrópicos e mapa do BSPO. Para aumentar e facilitar o controle de notificações e receitas retidas, algumas farmácias anotam o número de registro na notificação ou na receita e assim fica mais fácil fazer a localização da fórmula. Além disso, o número de registro normalmente é impresso nos rótulos e ao mudá-lo (renumeração) a rastreabilidade da fórmula fica mais difícil. Por essa e outras implicações a renumeração não deve ser feita indiscriminadamente. 
• ​No final da somatória (Saldo Inicial + Entradas – Saídas = Saldo Final), se alguma substância ficar com o saldo final negativo, a diferença será acrescentado no saldo inicial para que o livro não fique inconsistente. No final do processo você será notificado dessa correção e cabe a você verificar o que fazer para que o dado seja corrigido.