Introdução
O objetivo deste documento é mostrar todo o processo operacional que envolve a Gestão de Compras do FórmulaCerta (versão Central de compras), incluindo o uso do portal de mesmo nome. No FórmulaCerta veremos todo o fluxo operacional que a central participa.
Portal
CENTRAL DE COMPRAS – Primeiros passos
Veja a seguir os passos que o cliente (gestor do portal) precisa fazer no portal Gestão de Compras:
- Acessar o Portal Gestão de Compras com os dados de login e senha enviados pelo sistema;
- Configurar a conta de e-mail;
- Esta conta de e-mail será necessária para receber as notificações do sistema. O padrão desta conta é do tipo "Não responda!".
- Acessar a opção Usuários e cadastrar o e-mail dos compradores.
Importante!
O sistema enviará para cada comprador o login e senha de acesso ao portal Gestão de Compras.
O gestor da Central de Compras poderá realizar as seguintes operações:
- Configuração da conta de e-mail das notificações;
- Troca da senha do comprador/gerente;
- Troca do comprador da loja:
- Excluir e cadastrar novo comprador;
- Acessar a loja e alterar o nome e e-mail;
- Solicitar ao Depto. Comercial da Fagron Technologies a remoção e/ou inclusão de uma loja.
- Troca do gerente.
Fluxo para visualização do calendário
Acompanhe a seguir o fluxo para visualização das informações disponíveis no portal:
- No cliente (comprador) o portal exibe na Home Page os calendários de compras ativos;
- Ao clicar no Calendário, o usuário visualiza todas as informações disponíveis para aquele calendário;
- O botão VEJA MAIS exibe a solicitação de cotação (relação de produtos/quantidades desejadas) e os pedidos gerados.
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FórmulaCerta
Após a realização dos passos anteriores, veja a seguir o fluxo de trabalho no FórmulaCerta para a preparação do ambiente e as configurações necessárias a implantação e uso da Gestão de Compras no sistema.
CENTRAL DE COMPRAS – Preparação de ambiente
- Abrir o módulo de Cotação;
- Acessar a opção Usuários e habilitar as novas permissões de perfis de usuários:
- Menu Entradas | Cotações | Especiais
- Gestão de compras: Central => Consolida as solicitações das lojas em uma única cotação;
- Gestão de compras: Loja => Permite o usuário cadastrar solicitações de compra (compra em grupo);
- Gestão de compras: Config => Quando for Central de Compras: Permissão para habilitar o FórmulaCerta para uso da nuvem, download da carga de produtos das lojas para vínculo interno, inclusão das lojas participantes e gestão do calendário de compra. Quando for Loja: Permissão para habilitar o FórmulaCerta para uso da nuvem e envio de carga de produtos para vínculos na central de compras;
- Menu Entradas | Cotações | Especiais
- Ao final do item 2, ao acessar novamente o módulo de cotações as funções Cotação Consolidada, Relação de Produtos e Configurações estarão habilitadas.
Configurações gerais para implantação
- Acessar Configurações (menu Cotações) e informar as lojas participantes;
- Aba Lojas participantes, incluir o tipo da loja:
- Central de compras;
- Informar a filial do FórmulaCerta (a filial precisa ter o mesmo CNPJ cadastrado pela Depto. Comercial da Fagron Technologies na nuvem);
- Preencher credenciais (login/senha recebido pelo Gerente da loja quando o Depto. Comercial da Fagron Technologies cadastrou no portal).
- Loja Participante:
- Informar a filial do FórmulaCerta que enviará as solicitações de compras (todas devem ter o CNPJ igual ao informado pelo Depto. Comercial da Fagron Technologies);
- É necessário informar se a loja é Interna (utiliza o mesmo banco de dados, TS) ou Externa (possui banco de dados próprio, neste cenário será necessário realizar processo de carga e vínculo de produtos).
- Central de compras;
Fluxo operacional
Acompanhe agora o passo a passo de todo o fluxo operacional que envolve a Gestão de Compras.
CENTRAL DE COMPRAS – Vinculação de produtos
- Acessar Cotação | botão Relação de Produtos;
- Na aba Download, informar a(s) filial(is) desejada(s) e clicar em Iniciar;
Nota!
Será exibido um extrato do processo e, após alguns segundos, a tela mudará automaticamente para aba Produtos não vinculados exibindo apenas os produtos não vinculados para processo manual.
Processo interno de vínculo que o sistema realiza:
Grupo |
CAS |
DCB/DCI |
EAN |
DESCRIÇÃO (se anteriores falham) |
M |
X |
X |
|
X |
R |
|
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X |
X |
D |
|
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X |
X |
O |
|
|
X |
X |
E |
|
|
|
X |
- Após a vinculação dos produtos das lojas envolvidas, o próximo passo é cadastrar os calendários de compras.
Importante!
Se o processo de vinculação estiver incompleto e alguma loja enviar um produto não vinculado em uma solicitação de compra, a solicitação da loja não será importada e o FórmulaCerta informará qual(is) produto(s) precisa(m) ser vinculado(s). Neste momento, a importação da loja é INTERROMPIDA!
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Caso a vinculação tenho sido realizada uma importação poderá ser realizada na central.
CENTRAL DE COMPRAS – Cadastro de calendários
- Acessar Cotações | botão Configurações | aba Calendários;
- Para criar o calendário, clique em Incluir e preencha todos os campos da tela;
- O campo Tipo você escolhe o tipo de produto que será comprado:
- Revenda, Matéria-Prima, Embalagem, Drogaria ou Outros. Esta é uma informação restritiva, pois o sistema não permite misturar tipos!
- O campo Status você define se o calendário está Ativo ou Inativo;
- Ativo => exibe o calendário no portal e notifica todas as lojas;
- Inativo => o calendário não vai para o portal e os usuários não são notificados;
- Nesta versão a gestão do status do calendário é manual!
- Clique em Salvar;
- Clique no botão Notificar Lojas para enviar um único e-mail para todas as lojas (compradores) com a lista de todos os calendários ativos. Veja este exemplo:
Importante!
Notificações automáticas!
Todos os compradores/gerentes de loja receberão um e-mail 24 horas antes da abertura do calendário (ativo) e outro 24 horas antes do encerramento do calendário. O cancelamento de um calendário também notifica os compradores/gerentes e isso é feito somente no FórmulaCerta da central de compras.
CENTRAL DE COMPRAS – Consolidação da cotação
- Acessar Cotação| botão Cotação Consolidada;
- Escolher o tipo de cotação e clicar Ok. No nosso exemplo escolhemos o tipo de cotação consolidada.
Nota!
- Se o usuário possui perfil Gestão de compras: Loja o sistema exibirá tela idêntica a da filial participante para que seja gerada a relação de produtos que a central necessita para si – ela aproveita o calendário para comprar junto com o grupo;
- Se o usuário possui perfil Gestão de compras: Central o sistema exibirá a tela para criar cotação que consolidará todas as solicitações das lojas, para isso, clicar em Incluir, informar os dados desejados e selecionar o calendário de compras.
- Clique no botão Importar Solicitações.
- Em seguida, acesse a aba Transmitir/Resgatar, clique em Incluir e informe os fornecedores;
Dica!
Antes de transmitir!
No lateral direita da grade dos produtos cotados com o fornecedor você encontrará o botão Lançar Valores. Ele permite que você selecione um item não cotado e, em seguida, negocie com o fornecedor: preço, quantidade e etc.. Mais detalhes sobre este processo você encontrará no tópico sobre a nova tela de Comparativo.
- Clique em Transmitir para começar o envio dos e-mails aos fornecedores;
- A tela de e-mail do primeiro fornecedor aparecerá, basta ir clicando no botão Enviar;
Ao final, observe como ficou a grade dos fornecedores após os envios. O status indica que a cotação foi transmitida:
- Clique em Salvar para gravar as informações da tela de Manutenção de Cotações.
Exemplo do e-mail que o fornecedor receberá:
Exemplo de uma planilha de solicitação da cotação:
Nota!
Conforme visto na imagem do e-mail que o fornecedor recebe, esta planilha vai anexa a mensagem. Para o fornecedor basta preenche-la e retorná-la.
Uma vez recebida à resposta dos fornecedores, proceda da seguinte forma:
- Localize e carregue a cotação (botão Consultar) e, em seguida, clique em Alterar e confirme o resgate da(s) cotação(ções) disponíveis;
- Caso algum fornecedor não tenha ainda retornado sua cotação, você pode depois entrar na aba Transmitir/Resgatar e clicar em Resgatar no fornecedor específico.
CENTRAL DE COMPRAS – Nova tela de Comparativo
Agora que as cotações foram resgatadas, vamos conhecer a nova tela de Comparativo. Para visualizá-la, basta dar um clique no botão Comparativo.
Benefícios da nova tela de comparativo:
- Disposição das informações aprimorada;
- Indicação visual da negociação (aprovação do item/inclusão de pedido);
- Novas colunas para avaliação das respostas (menor preço respondido pelo fornecedor e menor preço negociado);
- Tela de negociação acionada via clique duplo diretamente no item;
- Permite ver quanto cada loja solicitou;
- Valor e quantidade respondida pelo fornecedor;
- Permite redistribuir entre as lojas a quantidade comprada;
- Visualização prévia do valor da compra (“produto atual + todos os aprovados com o fornecedor”);
- Quadro de visualização de preços e validades dos outros fornecedores, além de opção para aprovação do item.
Acompanhe a sequencia abaixo e leia as explicações de cada processo envolvido:
Figura 1
Na tela acima destacamos um exemplo de cotação resgatada (importada). Vamos adiante!
Clicando duas vezes sobre o produto AC CITRICO você observe na tela de informações do item a quantidade solicitada por cada uma das filiais, totalizando os 8750 G, veja:
Figura 2
Clicando na aba Transmitir/Resgatar você confere a grade de fornecedores e a relação de produtos cotados nele:
Figura 3
Nesta tela clique no botão Comparativo e observe o resultado:
Figura 4
Todos os produtos solicitados na cotação são listados e você pode ver também, além da descrição de cada produto:
- A quantidade total consolidada solicitada por cada filial (coluna Qtd Solicitada);
- O menor preço cotado e negociado (colunas Menor preço cotado(Un) e Menor preço negociado(Un));
- A lista de todos os fornecedores que participam da cotação.
Na grade dos fornecedores você pode a qualquer momento dar um clique duplo para abrir a tela de negociação, veja estes dois exemplos:
Figura 5
Figura 6
O sistema apresenta no topo da tela o nome do fornecedor e todos os dados necessários para auxiliar na negociação:
- Dados gerais do produto;
- Última compra;
- Aba Item editável para que você possa negociar preço, quantidade, validade e etc.;
Na parte inferior você tem ainda os quadros:
Da esquerda:
- Lista das filiais e seu percentual de participação na cotação;
- Quantidade pedida e negociada;
- Diferença entre as quantidades.
(Neste quadro o sistema permite redistribuir entre as lojas a quantidade comprada)
Da direita:
- Lista dos outros fornecedores;
- Preço por unidade;
- Data de validade.
E os campos:
- Total com este fornecedor => Este valor é uma visualização prévia da compra (“produto atual + todos os aprovados com o fornecedor”). Ele pode mudar mediante negociações realizadas na aba Item;
- Aprovar compra do item? => Fechada as negociações com o fornecedor, basta clicar sobre o campo para selecioná-lo e aprovar a compra. Na grade de comparativo o fornecedor e o item ficarão na cor verde (aprovado).
Depois de toda a explicação passo a passo do processo, acompanhe mais este outro exemplo:
- Cotação resgatada:
- Clique duplo sobre o produto desejado para ver as informações do item:
- Clique sobre a aba Transmitir/Resgatar para visualizar os fornecedores da cotação e os produtos cotados por cada um deles:
- Clique no botão Comparativo para abrir a grade com os dados consolidados:
Nota!
Agora basta ler as instruções do exemplo anterior, a partir da Figura 4.
Ao gerar o pedido será exibida nova tela para visualizar o valor de pedido por lojas e os números de pedidos (na Central de compras). Neste fluxo os fornecedores e lojas receberão e-mail do pedido como se cada loja tivesse enviado individualmente.
Importante!
- Os compradores podem acessar o portal Gestão de Compras e visualizar os pedidos gerados para sua solicitação (opção Detalhes do calendário);
- Os pedidos gerados ficarão na nuvem disponível para resgate das lojas;
- Somente a Central de compras não resgata pedidos.
Novas funcionalidades
Relatório para conferência
Nova impressão de relatório para conferência de produtos contidos em solicitação de compra e que não foram comprados (não estão contidos ainda em pedidos). Para geração deste relatório, proceda da seguinte forma:
- A loja participante deve acessar o módulo de pedidos e realizar o resgate “importação” dos pedidos da solicitação de compra desejada;
- Em seguida, acessar a solicitação de compras a qual resgatou os pedidos;
- Por fim, clicar em Imprimir e informar o filtro desejado.
Nota!
A Central de Compras pode fazer o mesmo para as suas solicitações, porém não precisará resgatar os pedidos, pois já estão no seu banco de dados.
Impressão de pré-pedido
É comum o fornecedor, durante o processo de emissão dos pedidos, verificar que não terá como atender o cliente porque algum item não tem mais em estoque. Isso gera atrasos no processo de compra, pois o comprador terá de cancelar os pedidos gerados e retomar a renegociação.
Para evitar esta situação, o pedido será gerado depois da confirmação do fornecedor, para isso, o comprador envia ao fornecedor um e-mail com todos os itens negociados e conclui o processo só depois da confirmação do fornecedor.
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