Gestão de Compras - Central de compras

Introdução

O objetivo deste documento é mostrar todo o processo operacional que envolve a Gestão de Compras do FórmulaCerta (versão Central de compras), incluindo o uso do portal de mesmo nome. No FórmulaCerta veremos todo o fluxo operacional que a central participa.

Portal

CENTRAL DE COMPRAS – Primeiros passos

Veja a seguir os passos que o cliente (gestor do portal) precisa fazer no portal Gestão de Compras: 

1. Acessar o Portal Gestão de Compras com os dados de login e senha enviados pelo sistema;
2. Configurar a conta de e-mail;
   1. Esta conta de e-mail será necessária para receber as notificações do sistema. O padrão desta conta é do tipo "Não responda!".
3. Acessar a opção Usuários e cadastrar o e-mail dos compradores.  

Importante!

O sistema enviará para cada comprador o login e senha de acesso ao portal Gestão de Compras. 

O gestor da Central de Compras poderá realizar as seguintes operações:

• Configuração da conta de e-mail das notificações;
• Troca da senha do comprador/gerente;
• Troca do comprador da loja:
  • Excluir e cadastrar novo comprador;
  • Acessar a loja e alterar o nome e e-mail;
  • Solicitar ao Depto. Comercial da Fagron Technologies a remoção e/ou inclusão de uma loja.
• Troca do gerente.

Fluxo para visualização do calendário 

Acompanhe a seguir o fluxo para visualização das informações disponíveis no portal: 

1. No cliente (comprador) o portal exibe na Home Page os calendários de compras ativos;
2. Ao clicar no Calendário, o usuário visualiza todas as informações disponíveis para aquele calendário;
3. O botão VEJA MAIS exibe a solicitação de cotação (relação de produtos/quantidades desejadas) e os pedidos gerados. 

FórmulaCerta 

Após a realização dos passos anteriores, veja a seguir o fluxo de trabalho no FórmulaCerta para a preparação do ambiente e as configurações necessárias a implantação e uso da Gestão de Compras no sistema. 

CENTRAL DE COMPRAS – Preparação de ambiente

1. Abrir o módulo de Cotação;
2. Acessar a opção Usuários e habilitar as novas permissões de perfis de usuários:
   1. Menu Entradas | Cotações | Especiais
      1. Gestão de compras: Central => Consolida as solicitações das lojas em uma única cotação;
      2. Gestão de compras: Loja => Permite o usuário cadastrar solicitações de compra (compra em grupo);
      3. Gestão de compras: Config => Quando for Central de Compras: Permissão para habilitar o FórmulaCerta para uso da nuvem, download da carga de produtos das lojas para vínculo interno, inclusão das lojas participantes e gestão do calendário de compra. Quando for Loja: Permissão para habilitar o FórmulaCerta para uso da nuvem e envio de carga de produtos para vínculos na central de compras;
3. Ao final do item 2, ao acessar novamente o módulo de cotações as funções Cotação Consolidada, Relação de Produtos e Configurações estarão habilitadas. 

Configurações gerais para implantação

1. Acessar Configurações (menu Cotações) e informar as lojas participantes;
2. Aba Lojas participantes, incluir o tipo da loja:
   1. Central de compras;
      1. Informar a filial do FórmulaCerta (a filial precisa ter o mesmo CNPJ cadastrado pela Depto. Comercial da Fagron Technologies na nuvem);
      2. Preencher credenciais (login/senha recebido pelo Gerente da loja quando o Depto. Comercial da Fagron Technologies cadastrou no portal).
   2. Loja Participante:
      1. Informar a filial do FórmulaCerta que enviará as solicitações de compras (todas devem ter o CNPJ igual ao informado pelo Depto. Comercial da Fagron Technologies);
      2. É necessário informar se a loja é Interna (utiliza o mesmo banco de dados, TS) ou Externa (possui banco de dados próprio, neste cenário será necessário realizar processo de carga e vínculo de produtos). 

Fluxo operacional 

Acompanhe agora o passo a passo de todo o fluxo operacional que envolve a Gestão de Compras. 

CENTRAL DE COMPRAS – Vinculação de produtos 

1. Acessar Cotação | botão Relação de Produtos;
2. Na aba Download, informar a(s) filial(is) desejada(s) e clicar em Iniciar; 

Nota!

Será exibido um extrato do processo e, após alguns segundos, a tela mudará automaticamente para aba Produtos não vinculados exibindo apenas os produtos não vinculados para processo manual. 

Processo interno de vínculo que o sistema realiza: 

Grupo	CAS	DCB/DCI	EAN	DESCRIÇÃO (se anteriores falham)
M	X	X		X
R			X	X
D			X	X
O			X	X
E				X

3. Após a vinculação dos produtos das lojas envolvidas, o próximo passo é cadastrar os calendários de compras. 

Importante!

Se o processo de vinculação estiver incompleto e alguma loja enviar um produto não vinculado em uma solicitação de compra, a solicitação da loja não será importada e o FórmulaCerta informará qual(is) produto(s) precisa(m) ser vinculado(s). Neste momento, a importação da loja é INTERROMPIDA! 

Caso a vinculação tenho sido realizada uma importação poderá ser realizada na central.

CENTRAL DE COMPRAS – Cadastro de calendários 

1. Acessar Cotações | botão Configurações | aba Calendários;
2. Para criar o calendário, clique em Incluir e preencha todos os campos da tela;
3. O campo Tipo você escolhe o tipo de produto que será comprado:
   1. Revenda, Matéria-Prima, Embalagem, Drogaria ou Outros. Esta é uma informação restritiva, pois o sistema não permite misturar tipos!
4. O campo Status você define se o calendário está Ativo ou Inativo;
   1. Ativo => exibe o calendário no portal e notifica todas as lojas;
   2. Inativo => o calendário não vai para o portal e os usuários não são notificados;
   3. Nesta versão a gestão do status do calendário é manual!
5. Clique em Salvar;
6. Clique no botão Notificar Lojas para enviar um único e-mail para todas as lojas (compradores) com a lista de todos os calendários ativos. Veja este exemplo: 

 

Importante!

Notificações automáticas!

Todos os compradores/gerentes de loja receberão um e-mail 24 horas antes da abertura do calendário (ativo) e outro 24 horas antes do encerramento do calendário. O cancelamento de um calendário também notifica os compradores/gerentes e isso é feito somente no FórmulaCerta da central de compras. 

CENTRAL DE COMPRAS – Consolidação da cotação 

1. Acessar Cotação| botão Cotação Consolidada;
2. Escolher o tipo de cotação e clicar Ok. No nosso exemplo escolhemos o tipo de cotação consolidada. 

Nota!

• Se o usuário possui perfil Gestão de compras: Loja o sistema exibirá tela idêntica a da filial participante para que seja gerada a relação de produtos que a central necessita para si – ela aproveita o calendário para comprar junto com o grupo;
• Se o usuário possui perfil Gestão de compras: Central o sistema exibirá a tela para criar cotação que consolidará todas as solicitações das lojas, para isso, clicar em Incluir, informar os dados desejados e selecionar o calendário de compras. 

3. Clique no botão Importar Solicitações.
4. Em seguida, acesse a aba Transmitir/Resgatar, clique em Incluir e informe os fornecedores; 

Dica!

Antes de transmitir!

No lateral direita da grade dos produtos cotados com o fornecedor você encontrará o botão Lançar Valores. Ele permite que você selecione um item não cotado e, em seguida, negocie com o fornecedor: preço, quantidade e etc.. Mais detalhes sobre este processo você encontrará no tópico sobre a nova tela de Comparativo.  

5. Clique em Transmitir para começar o envio dos e-mails aos fornecedores;
6. A tela de e-mail do primeiro fornecedor aparecerá, basta ir clicando no botão Enviar;

Ao final, observe como ficou a grade dos fornecedores após os envios. O status indica que a cotação foi transmitida:

7. Clique em Salvar para gravar as informações da tela de Manutenção de Cotações. 

Exemplo do e-mail que o fornecedor receberá:

 

Exemplo de uma planilha de solicitação da cotação:

Nota!

Conforme visto na imagem do e-mail que o fornecedor recebe, esta planilha vai anexa a mensagem. Para o fornecedor basta preenche-la e retorná-la. 

Uma vez recebida à resposta dos fornecedores, proceda da seguinte forma: 

1. Localize e carregue a cotação (botão Consultar) e, em seguida, clique em Alterar e confirme o resgate da(s) cotação(ções) disponíveis;
2. Caso algum fornecedor não tenha ainda retornado sua cotação, você pode depois entrar na aba Transmitir/Resgatar e clicar em Resgatar no fornecedor específico. 

CENTRAL DE COMPRAS – Nova tela de Comparativo 

Agora que as cotações foram resgatadas, vamos conhecer a nova tela de Comparativo. Para visualizá-la, basta dar um clique no botão Comparativo. 

Benefícios da nova tela de comparativo: 

• Disposição das informações aprimorada;
• Indicação visual da negociação (aprovação do item/inclusão de pedido);
• Novas colunas para avaliação das respostas (menor preço respondido pelo fornecedor e menor preço negociado);
• Tela de negociação acionada via clique duplo diretamente no item;
• Permite ver quanto cada loja solicitou;
• Valor e quantidade respondida pelo fornecedor;
• Permite redistribuir entre as lojas a quantidade comprada;
• Visualização prévia do valor da compra (“produto atual + todos os aprovados com o fornecedor”);
• Quadro de visualização de preços e validades dos outros fornecedores, além de opção para aprovação do item.

Acompanhe a sequencia abaixo e leia as explicações de cada processo envolvido:

Figura 1 

Na tela acima destacamos um exemplo de cotação resgatada (importada). Vamos adiante!

Clicando duas vezes sobre o produto AC CITRICO você observe na tela de informações do item a quantidade solicitada por cada uma das filiais, totalizando os 8750 G, veja:

Figura 2

Clicando na aba Transmitir/Resgatar você confere a grade de fornecedores e a relação de produtos cotados nele:

Figura 3 

Nesta tela clique no botão Comparativo e observe o resultado:

Figura 4

Todos os produtos solicitados na cotação são listados e você pode ver também, além da descrição de cada produto:

• A quantidade total consolidada solicitada por cada filial (coluna Qtd Solicitada);
• O menor preço cotado e negociado (colunas Menor preço cotado(Un) e Menor preço negociado(Un));
• A lista de todos os fornecedores que participam da cotação. 

Na grade dos fornecedores você pode a qualquer momento dar um clique duplo para abrir a tela de negociação, veja estes dois exemplos:

Figura 5

Figura 6

O sistema apresenta no topo da tela o nome do fornecedor e todos os dados necessários para auxiliar na negociação: 

• Dados gerais do produto;
• Última compra;
• Aba Item editável para que você possa negociar preço, quantidade, validade e etc.; 

Na parte inferior você tem ainda os quadros: 

Da esquerda: 

• Lista das filiais e seu percentual de participação na cotação;
• Quantidade pedida e negociada;
• Diferença entre as quantidades.

(Neste quadro o sistema permite redistribuir entre as lojas a quantidade comprada) 

Da direita: 

• Lista dos outros fornecedores;
• Preço por unidade;
• Data de validade. 

E os campos: 

• Total com este fornecedor => Este valor é uma visualização prévia da compra (“produto atual + todos os aprovados com o fornecedor”). Ele pode mudar mediante negociações realizadas na aba Item;
• Aprovar compra do item? => Fechada as negociações com o fornecedor, basta clicar sobre o campo para selecioná-lo e aprovar a compra. Na grade de comparativo o fornecedor e o item ficarão na cor verde (aprovado). 

Depois de toda a explicação passo a passo do processo, acompanhe mais este outro exemplo:

• Cotação resgatada:

•  Clique duplo sobre o produto desejado para ver as informações do item: 

 

• Clique sobre a aba Transmitir/Resgatar para visualizar os fornecedores da cotação e os produtos cotados por cada um deles:

 

• Clique no botão Comparativo para abrir a grade com os dados consolidados: 

 

Nota!

Agora basta ler as instruções do exemplo anterior, a partir da Figura 4. 

Ao gerar o pedido será exibida nova tela para visualizar o valor de pedido por lojas e os números de pedidos (na Central de compras). Neste fluxo os fornecedores e lojas receberão e-mail do pedido como se cada loja tivesse enviado individualmente. 

Importante!

• Os compradores podem acessar o portal Gestão de Compras e visualizar os pedidos gerados para sua solicitação (opção Detalhes do calendário);
• Os pedidos gerados ficarão na nuvem disponível para resgate das lojas;
• Somente a Central de compras não resgata pedidos. 

Novas funcionalidades

Relatório para conferência 

Nova impressão de relatório para conferência de produtos contidos em solicitação de compra e que não foram comprados (não estão contidos ainda em pedidos). Para geração deste relatório, proceda da seguinte forma: 

1. A loja participante deve acessar o módulo de pedidos e realizar o resgate “importação” dos pedidos da solicitação de compra desejada;
2. Em seguida, acessar a solicitação de compras a qual resgatou os pedidos;
3. Por fim, clicar em Imprimir e informar o filtro desejado. 

Nota!

A Central de Compras pode fazer o mesmo para as suas solicitações, porém não precisará resgatar os pedidos, pois já estão no seu banco de dados. 

Impressão de pré-pedido 

É comum o fornecedor, durante o processo de emissão dos pedidos, verificar que não terá como atender o cliente porque algum item não tem mais em estoque. Isso gera atrasos no processo de compra, pois o comprador terá de cancelar os pedidos gerados e retomar a renegociação. 

Para evitar esta situação, o pedido será gerado depois da confirmação do fornecedor, para isso, o comprador envia ao fornecedor um e-mail com todos os itens negociados e conclui o processo só depois da confirmação do fornecedor.