Padronizando a carteira de médicos e prescritores

É importante sempre ressaltar que o cadastro de médicos e prescritores padronizado de uma farmácia é um grande aliado no processo de fidelização, pois através disto você estará mantendo a uniformização dos dados podendo realizar um trabalho de visitação médica mais eficiente.

No dia a dia de qualquer farmácia é muito comum os atendentes cometerem alguns erros no cadastro durante o atendimentos gerando duplicidades e deixando uma carteira de prescritores  maior do que ela realmente é.  Isto pode ocorrer devido a carimbos ilegíveis nas receitas ou erros no momento do cadastro. É importante então que a farmácia adote um padrão quando resolver utilizar abreviaturas no momento de cadastrar os  prescritores. Isto é muito comum em homônimos e para estes casos adota-se a pesquisa por confirmação de dados pessoais tais como: CRM, endereço da clínica, nome e etc. Quando se fala sobre padronização, haverá a resistência que colaboradores não vejam o processo com bons olhos, dificultando o processo de padronização. Como exemplo, temos o seguinte cenário abaixo diante de cadastrar um médico, onde o mesmo é cadastrado várias vezes dentro do sistema pelas razões já citadas. Veja abaixo um exemplo :

• ​Pedro Henrique  Tothi  de  Lacerda Neto;
• Pedro H. de Lacerda Neto;
• Pedro Henrique; 

Se observarmos acima, temos 3 cadastros de um mesmo profissional diferenciando apenas entre eles a ausência de letras, prenomes, presença e/ou ausência de caracteres como: pontos, vírgulas, acentuações e etc. Concluímos então que já houve no banco de dados uma sextuplicidade no cadastro. Portanto, alguns escritores sugerem que o nome deve ser digitado em letra maiúscula, sem acentuação, sem abreviatura ou que use um padrão de abreviação quando há nomes extensos. Veja abaixo um exemplo: 

• Nome completo do profissional..................Pedro Henrique Tothi de Lacerda Neto
• Digitação padrão no sistema......................Pedro Henrique T de L Neto 

Após identificar isto em seu banco de dados, nossa sugestão é que mantenha no banco de dados o profissional que estiver com o maior número possível de informações cadastradas, tais como: endereço completo, telefone; documentos: CRM, CRMV, CRO, CRBM e etc., data de nascimento, nome do cônjuge, nome da secretária e etc.  

Premissas Básicas

• A padronização e abreviatura da escrita dos dados deverá ser sempre em letra MAIÚSCULA;
• Caracteres especiais (tipo: "ç", ",", ', `, ~, /, ^, etc.)  NÃO devem ser utilizados durante a digitação, principalmente porque prejudicam na pesquisa;
• Na ausência de um dado qualquer, sempre deixar o campo correspondente em branco. 

Veja também:

• Profissionais com cadastro duplicado e incompleto
• Excluindo os prescritores em duplicidade sem perder o histórico de receituários
• Imprimindo o relatório de prescritores

Considerações finais

Em linhas gerais em um cadastro de prescritores, tudo depende da forma como é feita a implantação e padronização. Fizemos a seguir um levantamento de alguns passos importantes no processo de revitalização. 

Definição de prescritores que serão padronizados

• Prescritores que aviam receitas com carimbo e informações ilegíveis, tornando a informação duplicada no seu sistema;
• Confira o cadastro de prescritores, organizando e revitalizando por completo;
• Médicos com alto potencial de prescrição, mas que porventura possuem mais de um cadastro no banco de dados;
• Fórmulas frequentes –  por serem repetida quanto mais dados estiver preenchido, mais ágil será o atendimento;
• Aproveite o trabalho de visitação médica para coletar informações primordiais para revitalização do cadastro de prescritores. De acordo com o perfil do médico é possível presenteá-lo com um brinde, por exemplo, uma agenda, e durante a apresentação do trabalho e entrega do brinde, aproveitar para preenchimento de dados importantes em uma ficha que poderá ser usada como apoio em sua retaguarda. 

Tome nota de pontos importantes no treinamento de visitadores

• Treine os visitadores para entender o perfil do prescritor sendo atendido para absorver o maior número de informações possíveis durante a visita médica;
• Estabeleça que sua farmácia possuí um serviço de visitação médica e um responsável por ele, que deve ser um profissional com excelente perfil de relacionamento, fluência verbal, bom nível cultural, técnico e capacidade organizacional;
• O visitador deve agir de maneira polida, educada e respeitosa: material de apoio organizado em IPad, Tablet ou até mesmo pastas, colorido, sem rasuras ou manchas, deve apresentar-se impecável;
• A visita deve ser institucional - apresente o seu diferencial marcante, desde a padronização de formulário médico e características de dose terapêutica, odor, sabor,  vias e horários de administração posológica versáteis;
• Prepare rápida e cuidadosamente o material a ser entregue, levantando pontos a serem abordados, definido pelo perfil do prescritor a ser visitado, isto determinará a qualidade de cada visita realizada pela farmácia;
• Estabeleça a capacidade produtiva dos visitadores – retorno financeiro;
• Defina um planejamento por especialidade médica que será visitada – materiais científicos a serem apresentados, tempo para seleção de trabalhos, número de visitadores que executarão a tarefa;
• Transforme organização em resultados  – crie um cronograma com a periodicidade em que as visitas ocorrerão;
• Documente os resultados e solicitações do médico antes, durante e após a visitação;
• Apresente resultados científicos e o diferencial do medicamento manipulado para o médico;
• Demonstre ao médico a versatilidade de formas farmacêuticas variadas para uma mesma farmacoterapia  com diferentes classes de agentes farmacológicos. Mostre que é possível mascarar o sabor de fármacos extremamente amargos, proporcionando melhor adesão do paciente ao tratamento indicado;
• Informe os visitadores que é possível padronizar essências, embalagens – cores de cápsulas, frascos e formulações médicas comuns - de acordo com o perfil e especialidade médica. Documente esta solicitação do médico e automatize a rotina no FórmulaCerta;
• Apresente diferentes associações farmacêuticas  por especialidade médica que apresentam menos PRM's oriundas do tratamento;
• Invista em treinamento específico de visitação médica para este profissional;
• Avalie recursos para desenvolver um trabalho efetivo - computadores, impressoras, papel carta, cartões de visita, pastas, bibliografia básica, forma de arquivar dados, gerenciamento eletrônico das informações através do FórmulaCerta;
• Selecionar o material promocional a ser utilizado (amostras, material impresso, brindes);
• Realize revisões periódicas para avaliação, redirecionamento e planos de ação que melhorem ainda mais os resultados esperados;
• Por fim, treine sua equipe e respeite sempre o médico.  

Ao final da visitação

• Ao final das visitas, é importante que o propagandista feche com chave de ouro, criando oportunidades para as próximas visitas, deixando agendado uma próxima reunião, e avaliar o feedback do médico. Coloque-se à disposição do médico e de sua secretária, para solucionar eventuais dúvidas e problemas. Deixe seu cartão, com telefone celular e e-mail de contato. Esteja sempre acessível e aberto para ouvir o médico. 

Vantagens

• A implantação de um padrão de cadastro resultará  em benefícios  onde ganhará agilidade e terá um diferencial marcante, a farmácia poderá efetuar divulgação de seus serviços de forma mais dinâmica e ágil através do FórmulaCerta!
• Emissão de relatórios de potencial do prescritor por número de fórmulas manipuladas de acordo com a especialidade médica;
• Atendimento e digitação das receitas se tornará mais rápido;
• Quando os endereços e e-mail  estão preenchidos de forma completa, o envio de malas diretas em datas comerciais e comemorativas será muito melhor e eficiente quando a equipe realizar este trabalho. Não haverá risco de extravio de correspondências por erros nos endereços. O balconista e visitador ganharão tempo naquilo que é produtivo e útil;
• Ao preencher a data de nascimento no cadastro do médico, a farmácia poderá adotar que os visitadores sempre parabenizem os médicos aniversariantes durantes a visitas. Isto porque é possível a emissão de relatórios de prescritores aniversariantes do mês.  A data de nascimento  é extremamente útil para o envio de malas diretas  e e-mail marketing através do Gerador de E-mails do programa. Isto aproximará o médico da farmácia e mudará a percepção que  a farmácia de manipulação não é um simples comércio, mas uma parceria;
• O preenchimento do e-mail  no cadastro do médico, e de sua secretária é uma forma extremamente eficaz para realizar o envio de e-mail marketing através do sistema. A farmácia se torna veloz ao realizar o envio de malas diretas por e-mail de todos os serviços e promoções que ela realize em uma campanha de promoção de saúde, divulgando o seus trabalhos;
• O prescritor passará a ver a farmácia como uma aliada, ou seja, estreitando os laços profissionais para as próximas visitas  (o que poderia ser feito em qualquer farmácia), ao fazê-lo, terá a sua disposição uma equipe qualificada e preparada que tem empatia pelo que faz. 

Ao notar que a farmácia possui todo um histórico, acompanhamento dos pacientes monitorados, dados cadastrais preenchidos: telefone celular, e-mail, endereços, tudo centralizado em um único cadastro correto, artigos e material científico inovadores, o médico entende que a farmácia além da garantia da qualidade - que é obrigatório em qualquer farmácia – a mesma sempre está em busca de soluções terapêuticas que melhorem a  qualidade de vida dos pacientes. Consequentemente, o resultado será a confiança do paciente no tratamento, no médico e na farmácia. Tudo isso registrado no FórmulaCerta!