É importante sempre ressaltar que o cadastro de médicos e prescritores padronizado de uma farmácia é um grande aliado no processo de fidelização, pois através disto você estará mantendo a uniformização dos dados podendo realizar um trabalho de visitação médica mais eficiente.
No dia a dia de qualquer farmácia é muito comum os atendentes cometerem alguns erros no cadastro durante o atendimentos gerando duplicidades e deixando uma carteira de prescritores maior do que ela realmente é. Isto pode ocorrer devido a carimbos ilegíveis nas receitas ou erros no momento do cadastro. É importante então que a farmácia adote um padrão quando resolver utilizar abreviaturas no momento de cadastrar os prescritores. Isto é muito comum em homônimos e para estes casos adota-se a pesquisa por confirmação de dados pessoais tais como: CRM, endereço da clínica, nome e etc. Quando se fala sobre padronização, haverá a resistência que colaboradores não vejam o processo com bons olhos, dificultando o processo de padronização. Como exemplo, temos o seguinte cenário abaixo diante de cadastrar um médico, onde o mesmo é cadastrado várias vezes dentro do sistema pelas razões já citadas. Veja abaixo um exemplo :
- Pedro Henrique Tothi de Lacerda Neto;
- Pedro H. de Lacerda Neto;
- Pedro Henrique;
Se observarmos acima, temos 3 cadastros de um mesmo profissional diferenciando apenas entre eles a ausência de letras, prenomes, presença e/ou ausência de caracteres como: pontos, vírgulas, acentuações e etc. Concluímos então que já houve no banco de dados uma sextuplicidade no cadastro. Portanto, alguns escritores sugerem que o nome deve ser digitado em letra maiúscula, sem acentuação, sem abreviatura ou que use um padrão de abreviação quando há nomes extensos. Veja abaixo um exemplo:
- Nome completo do profissional..................Pedro Henrique Tothi de Lacerda Neto
- Digitação padrão no sistema......................Pedro Henrique T de L Neto
Após identificar isto em seu banco de dados, nossa sugestão é que mantenha no banco de dados o profissional que estiver com o maior número possível de informações cadastradas, tais como: endereço completo, telefone; documentos: CRM, CRMV, CRO, CRBM e etc., data de nascimento, nome do cônjuge, nome da secretária e etc.
Premissas Básicas
- A padronização e abreviatura da escrita dos dados deverá ser sempre em letra MAIÚSCULA;
- Caracteres especiais (tipo: "ç", ",", ', `, ~, /, ^, etc.) NÃO devem ser utilizados durante a digitação, principalmente porque prejudicam na pesquisa;
- Na ausência de um dado qualquer, sempre deixar o campo correspondente em branco.
Veja também:
- Profissionais com cadastro duplicado e incompleto
- Excluindo os prescritores em duplicidade sem perder o histórico de receituários
- Imprimindo o relatório de prescritores
Considerações finais
Em linhas gerais em um cadastro de prescritores, tudo depende da forma como é feita a implantação e padronização. Fizemos a seguir um levantamento de alguns passos importantes no processo de revitalização.
Definição de prescritores que serão padronizados
- Prescritores que aviam receitas com carimbo e informações ilegíveis, tornando a informação duplicada no seu sistema;
- Confira o cadastro de prescritores, organizando e revitalizando por completo;
- Médicos com alto potencial de prescrição, mas que porventura possuem mais de um cadastro no banco de dados;
- Fórmulas frequentes – por serem repetida quanto mais dados estiver preenchido, mais ágil será o atendimento;
- Aproveite o trabalho de visitação médica para coletar informações primordiais para revitalização do cadastro de prescritores. De acordo com o perfil do médico é possível presenteá-lo com um brinde, por exemplo, uma agenda, e durante a apresentação do trabalho e entrega do brinde, aproveitar para preenchimento de dados importantes em uma ficha que poderá ser usada como apoio em sua retaguarda.
Tome nota de pontos importantes no treinamento de visitadores
- Treine os visitadores para entender o perfil do prescritor sendo atendido para absorver o maior número de informações possíveis durante a visita médica;
- Estabeleça que sua farmácia possuí um serviço de visitação médica e um responsável por ele, que deve ser um profissional com excelente perfil de relacionamento, fluência verbal, bom nível cultural, técnico e capacidade organizacional;
- O visitador deve agir de maneira polida, educada e respeitosa: material de apoio organizado em IPad, Tablet ou até mesmo pastas, colorido, sem rasuras ou manchas, deve apresentar-se impecável;
- A visita deve ser institucional - apresente o seu diferencial marcante, desde a padronização de formulário médico e características de dose terapêutica, odor, sabor, vias e horários de administração posológica versáteis;
- Prepare rápida e cuidadosamente o material a ser entregue, levantando pontos a serem abordados, definido pelo perfil do prescritor a ser visitado, isto determinará a qualidade de cada visita realizada pela farmácia;
- Estabeleça a capacidade produtiva dos visitadores – retorno financeiro;
- Defina um planejamento por especialidade médica que será visitada – materiais científicos a serem apresentados, tempo para seleção de trabalhos, número de visitadores que executarão a tarefa;
- Transforme organização em resultados – crie um cronograma com a periodicidade em que as visitas ocorrerão;
- Documente os resultados e solicitações do médico antes, durante e após a visitação;
- Apresente resultados científicos e o diferencial do medicamento manipulado para o médico;
- Demonstre ao médico a versatilidade de formas farmacêuticas variadas para uma mesma farmacoterapia com diferentes classes de agentes farmacológicos. Mostre que é possível mascarar o sabor de fármacos extremamente amargos, proporcionando melhor adesão do paciente ao tratamento indicado;
- Informe os visitadores que é possível padronizar essências, embalagens – cores de cápsulas, frascos e formulações médicas comuns - de acordo com o perfil e especialidade médica. Documente esta solicitação do médico e automatize a rotina no FórmulaCerta;
- Apresente diferentes associações farmacêuticas por especialidade médica que apresentam menos PRM's oriundas do tratamento;
- Invista em treinamento específico de visitação médica para este profissional;
- Avalie recursos para desenvolver um trabalho efetivo - computadores, impressoras, papel carta, cartões de visita, pastas, bibliografia básica, forma de arquivar dados, gerenciamento eletrônico das informações através do FórmulaCerta;
- Selecionar o material promocional a ser utilizado (amostras, material impresso, brindes);
- Realize revisões periódicas para avaliação, redirecionamento e planos de ação que melhorem ainda mais os resultados esperados;
- Por fim, treine sua equipe e respeite sempre o médico.
Ao final da visitação
- Ao final das visitas, é importante que o propagandista feche com chave de ouro, criando oportunidades para as próximas visitas, deixando agendado uma próxima reunião, e avaliar o feedback do médico. Coloque-se à disposição do médico e de sua secretária, para solucionar eventuais dúvidas e problemas. Deixe seu cartão, com telefone celular e e-mail de contato. Esteja sempre acessível e aberto para ouvir o médico.
Vantagens
- A implantação de um padrão de cadastro resultará em benefícios onde ganhará agilidade e terá um diferencial marcante, a farmácia poderá efetuar divulgação de seus serviços de forma mais dinâmica e ágil através do FórmulaCerta!
- Emissão de relatórios de potencial do prescritor por número de fórmulas manipuladas de acordo com a especialidade médica;
- Atendimento e digitação das receitas se tornará mais rápido;
- Quando os endereços e e-mail estão preenchidos de forma completa, o envio de malas diretas em datas comerciais e comemorativas será muito melhor e eficiente quando a equipe realizar este trabalho. Não haverá risco de extravio de correspondências por erros nos endereços. O balconista e visitador ganharão tempo naquilo que é produtivo e útil;
- Ao preencher a data de nascimento no cadastro do médico, a farmácia poderá adotar que os visitadores sempre parabenizem os médicos aniversariantes durantes a visitas. Isto porque é possível a emissão de relatórios de prescritores aniversariantes do mês. A data de nascimento é extremamente útil para o envio de malas diretas e e-mail marketing através do Gerador de E-mails do programa. Isto aproximará o médico da farmácia e mudará a percepção que a farmácia de manipulação não é um simples comércio, mas uma parceria;
- O preenchimento do e-mail no cadastro do médico, e de sua secretária é uma forma extremamente eficaz para realizar o envio de e-mail marketing através do sistema. A farmácia se torna veloz ao realizar o envio de malas diretas por e-mail de todos os serviços e promoções que ela realize em uma campanha de promoção de saúde, divulgando o seus trabalhos;
- O prescritor passará a ver a farmácia como uma aliada, ou seja, estreitando os laços profissionais para as próximas visitas (o que poderia ser feito em qualquer farmácia), ao fazê-lo, terá a sua disposição uma equipe qualificada e preparada que tem empatia pelo que faz.
Ao notar que a farmácia possui todo um histórico, acompanhamento dos pacientes monitorados, dados cadastrais preenchidos: telefone celular, e-mail, endereços, tudo centralizado em um único cadastro correto, artigos e material científico inovadores, o médico entende que a farmácia além da garantia da qualidade - que é obrigatório em qualquer farmácia – a mesma sempre está em busca de soluções terapêuticas que melhorem a qualidade de vida dos pacientes. Consequentemente, o resultado será a confiança do paciente no tratamento, no médico e na farmácia. Tudo isso registrado no FórmulaCerta!
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